Как удобно да съхранявате документи у дома?

Има много ситуации, в които използваме застрахователни полици, сертификати и сертификати. Ето защо, за да имат необходимите документи под ръка, хората са принудени да съхраняват документи у дома. Но как да направите това правилно, така че нищо да не се загуби или развали?

Какви документи трябва да се пазят?

Всеки съвременен човек има много парчета хартия за всички поводи. Но не всеки от тях си струва да се съхранява.

Ето списък с документи, които трябва да имате у дома:

• Списъкът започва с паспорти и други семейни документи. Например завещания, сертификати.
• Сертификати, пълномощни, касови бележки и други неща свързани с недвижими имоти и транспорт.
• Дипломи, дипломи, атестации, сертификати, потвърждаващи наличието на образование.
• Документи, свързани с професионални дейности: трудови книжки, споразумения, договори.
• Резултати от прегледи, медицински полици и карти.
• Гаранционни карти, касови бележки за битова техника и мебели.
• Данъчни документи.

Отделно можете да изберете електронни документи или просто данни в цифров формат. По правило те съответстват на една от горните точки и също подлежат на съхранение.

Колко дълго трябва да се съхраняват документите?

Документите могат да бъдат разделени по време на съхранение. Зависи от срока на годност на всяка конкретна кора.

• Постоянно. Такива документи винаги трябва да са под ръка.Това са свидетелства за брак, удостоверения за раждане, дипломи за образование, медицински данни, нотариално заверена информация, завещания, пенсионни удостоверения.
• Дългосрочен. Документи за имоти, автомобили и скъпи вещи. Те включват и професионални трудове. Тук можете също да дефинирате чекове и разписки. Това е нещо, което се съхранява дълго време и остава актуално за определен период от време.
• Краткосрочен. Препоръчително е да съхранявате сертификати за услуги от лекари, адвокати и учители в продължение на три години. Споразуменията и декларациите за комунални услуги приемат същия период.
• Безполезна. Веднага можете да изхвърлите ненужни учебни и информационни материали, инструкции за задълбочено проучени неща, изчислителни листове и др.

Отделно можем да отбележим незадължителни документи, които обаче са от голямо значение за техния собственик. Те включват лични дневници, бележки, снимки и други сувенири. Обикновено такива неща също продължават дълго време.

Затова е препоръчително да изхвърлите всичко, което не се използва в момента и не може да бъде полезно в бъдеще. За да поддържате ред, трябва редовно да почиствате кошчетата си и да се отървете от натрупания боклук, като в същото време подреждате наистина важни документи.

Съвети за съхранение на основни документи

По правило повечето домове стандартно съхраняват хартия.

1. Първо, документите се сортират по области: дом, работа, медицински и други.
2. След това те се поставят в подписани папки, което определено ще ви предпази от изгубване в документите.
3. Получените комплекти се поставят в отделна кутия или торба. Между другото, за удобство често се правят дялове вътре в „контейнера“, за да се предотврати смесването на папките.В същото време трябва да се уверите, че мястото за съхранение е недостъпно за деца и животни, но е разположено удобно за използване.

Добре е често използваните лични документи да се съхраняват отделно. Вашият паспорт, медицинска карта, идентификационен номер на данъкоплатеца (TIN) и пенсионно удостоверение ще се поберат удобно в пластмасови торбички, затворени с цип. Такива опаковки са херметически затворени и ще поддържат съдържанието в перфектен ред, предотвратявайки го, да речем, намокряне. В същото време документите, свързани със здравето, трябва да се съхраняват възможно най-достъпно - за да не се губи време, ако са спешно необходими.

Винаги е добра идея да имате фотокопия на важни документи у дома. Има всякакви случаи и такъв резерв може да помогне в непредвидена ситуация.

Особено важни документи могат да бъдат поставени в сейф. Съвременният пазар предлага голям избор от складови помещения, така че всеки купувач може да избере нещо подходящо. Но е по-добре да съхранявате документите в сейф, а не в пластмасови папки - в случай на пожар материалът, който ги съставя, се топи по-бързо от хартията.

Нетривиални начини за съхранение на документи

Описанието изглежда скучно? Няма проблем! Има по-интересни и удобни начини за съхранение на хартия.

• • Органайзер табло. Има много опции за такова устройство. В най-простата си форма това е панел, към който с бутони са прикрепени хартии. В по-сложни версии дъската може да има малки чекмеджета и висящи стойки.

• • Мини скрин. Той е абсолютно същият като обикновен скрин, но много по-малък. Много е удобно да съхранявате документи в него. Сортирани в различни отделения, те никога няма да се изгубят! Чекмеджетата в скрина могат да бъдат с различни размери: малки за малки парчета хартия, големи за рисунки.

• • Висяща кутия. Просто малка кутия или кошница, прикрепена към стената като пощенска кутия. В такова нещо, поставено в коридора, е удобно да съхранявате донесени писма и разписки.

• • Джоб за плик. Подобно на предишния вариант, но не е кутия, а плик. Можете да го прикрепите към маса, хладилник, килер. Позволява ви да съхранявате временно необходими документи, без да заемате ценно място.

• • Кош за отпадъци. Не, не боклук - специален, за съхранение. Поставена на маса или в шкаф може да има няколко отделения. Лесен, евтин, но ефективен начин за съхранение на документи.

• • Често използваните документи могат да се съхраняват в папка на куфарче. Има дръжка за носене. Направена е така, че документите в нея да не се мачкат. Обикновено предназначен за хартия A4. Ако е необходимо, за да не губите време в търсене на необходимите корички, можете просто да вземете папка с куфарче и да се занимавате с работа.

Използваме цифрови технологии

Инструкциите за лекарства, апарати и офис оборудване заемат много място. Много по-лесно е да ги съхранявате в електронен вид. За да направите това, трябва да намерите същата информация в Интернет и да я сравните с това, което е налично в материалния източник, за да гарантирате неговата идентичност. Можете просто да направите снимка на инструкциите и да ги запишете в папка на вашия компютър. Просто трябва да изберете последното по такъв начин, че да не го изтриете случайно. По-добре е да запишете друго копие на получените файлове на външен носител, като например карта с памет, или да го изпратите в облачно хранилище.

За всеки случай можете да сканирате други документи. Но тогава трябва да се притеснявате за сигурността на електронната система от евентуална хакерска атака. Никой не обича изтичането на лични данни в интернет.

Между другото, използването на компютър или мобилен телефон е удобно за проследяване на датите на изтичане на документите. Достатъчно е просто да въведете необходимите дати в „календара“, така че електронното устройство да ви уведоми за края на срока на валидност на определена кора. След това остава само да се отървете от ненужната хартия.

Може би основното правило за съхранение на документи у дома е просто: внимателната и редовна работа с домакинските документи е ключът към това, че необходимият документ няма да бъде изгубен в най-важния момент.

Не всички документи си струва да се пазят. Но има много документи, които всеки от нас трябва да носи със себе си. Те трябва да се държат на безопасни и уединени, но сравнително лесно достъпни места. Можете да правите електронни и редовни копия на документи - те вероятно ще бъдат полезни. Във всеки случай внимателното съхранение и внимателното сортиране на хартиите ще ви помогнат да ги запазите в безопасност.